Términos y Condiciones del Servicio WOS
Reglas del contrato de suscripción: planes, pagos, renovación, suspensión, retracto, reversión del pago, responsabilidades y solución de controversias.
1. Identificación del proveedor
El servicio WOS (Wilcore Operations System) es prestado por WILCORE DIGITAL SOLUTIONS, identificada con NIT [pendiente de completar], con domicilio en [pendiente de completar], [pendiente de completar], Colombia. Correo: servicio_cliente@wilcoreds.com. Teléfono: [pendiente de completar]. Sitio web: https://wilcoreds.com.
2. Objeto
WOS es un software como servicio (SaaS) para la gestión operativa de empresas: ventas y punto de venta, inventario, clientes y cartera, compras, talento humano y nómina, contabilidad, mensajería por WhatsApp y reportes. El cliente recibe una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada al plazo pagado; no adquiere la propiedad del software.
3. Aceptación y capacidad
Estos términos se aceptan de forma electrónica al marcar la casilla correspondiente antes del pago, lo cual tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999. Quien acepta declara ser mayor de edad y tener facultades para obligar a la empresa que contrata, y que la información suministrada es veraz.
WILCORE conserva constancia de la aceptación (fecha, hora, dirección IP, navegador y versión de los documentos aceptados).
4. Cuenta, usuarios y seguridad
- El cliente es responsable de la custodia de las credenciales de sus usuarios y de las acciones realizadas con ellas.
- Cada persona debe usar su propio usuario; está prohibido compartir cuentas.
- El número de usuarios depende del plan; se pueden adquirir cupos adicionales.
- El cliente debe informar de inmediato cualquier uso no autorizado a servicio_cliente@wilcoreds.com.
5. Planes, precios y pagos
Los planes, sus módulos, cupos de usuarios y precios se publican en la plataforma antes de la contratación. El valor total a pagar, en pesos colombianos (COP) e incluidos los impuestos que correspondan, se informa antes de confirmar el pago.
Los pagos se procesan a través de la pasarela Wompi. WILCORE no recibe ni almacena datos de tarjetas ni claves bancarias. La factura electrónica se enviará al correo registrado, conforme a la normativa de la DIAN.
La empresa y su acceso se activan únicamente cuando la pasarela confirma el pago. Si el pago es rechazado, no se genera ningún cobro ni se crea la cuenta.
6. Duración, renovación, cambios de plan y cancelación
- La suscripción es mensual (30 días) o anual (365 días) según lo elegido.
- Renovación manual: el cliente paga cada periodo desde el módulo Membresía. Si paga antes del vencimiento, el nuevo periodo se suma al vigente.
- Cobro automático (opcional): el dueño o un administrador de la empresa puede registrar una tarjeta en el módulo Membresía y autorizar expresamente el cobro recurrente. En ese caso, en cada fecha de corte se cobra a esa tarjeta, a través de Wompi, el valor vigente del plan y del ciclo contratados, hasta que el cliente cancele, cambie de plan o elimine la tarjeta. WILCORE enviará un aviso al correo registrado al menos tres (3) días antes de cada cobro. Si un cobro es rechazado, se reintentará hasta dos (2) veces más, con 24 horas de diferencia, y se avisará por correo.
- Subir de plan: el cambio es inmediato y se cobra la diferencia de precio proporcional a los días que faltan del periodo vigente, sin modificar la fecha de corte.
- Bajar de plan o cambiar de ciclo: se aplica desde la siguiente renovación; hasta entonces se conserva el plan vigente. No se puede bajar a un plan con menos cupos que los usuarios activos.
- Cancelación: el cliente puede cancelar en cualquier momento desde el módulo Membresía, sin penalidad. La cancelación detiene los cobros automáticos y el servicio se mantiene hasta el final del periodo pagado. Puede reanudarse antes de esa fecha.
- No hay reembolsos proporcionales por periodos no utilizados, salvo en los casos previstos por la ley.
7. Vencimiento y suspensión
WILCORE informará el vencimiento con al menos 7 días de anticipación a quien renueva manualmente, y el próximo cobro con al menos 3 días a quien tiene activo el cobro automático. Tras la fecha de corte existe un periodo de gracia de 3 días; vencido este sin pago, el acceso a los módulos se suspende automáticamente, quedando disponibles el estado de cuenta, la renovación y el soporte.
Los datos de una empresa suspendida se conservan al menos durante los 30 días siguientes para permitir su reactivación o exportación. Pasado ese plazo, WILCORE podrá eliminarlos previo aviso al correo registrado.
8. Derecho de retracto
Cuando el cliente tenga la calidad de consumidor, podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación (art. 47 de la Ley 1480 de 2011). Dado que la prestación del servicio comienza con la activación de la cuenta, el retracto no procede una vez iniciado el uso de la plataforma, conforme a la excepción prevista para servicios cuya prestación haya comenzado con el acuerdo del consumidor.
Si el cliente no ha utilizado la plataforma, WILCORE atenderá la solicitud de retracto enviada a servicio_cliente@wilcoreds.com dentro de ese plazo y devolverá el dinero en un término máximo de treinta (30) días calendario.
9. Reversión del pago
Conforme al art. 51 de la Ley 1480 de 2011 y al Decreto 587 de 2016, el cliente podrá solicitar la reversión del pago cuando haya sido objeto de fraude, corresponda a una operación no solicitada, el servicio no haya sido prestado o no corresponda a lo contratado. La solicitud debe presentarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que tuvo noticia de la situación, ante WILCORE (servicio_cliente@wilcoreds.com) y ante el emisor del medio de pago.
10. Obligaciones del cliente
- Usar la plataforma conforme a la ley y a la Política de Uso Aceptable y Mensajería.
- Obtener las autorizaciones de los titulares de los datos personales que registre (clientes, empleados, proveedores), incluidas las autorizaciones expresas para datos sensibles y para comunicaciones comerciales.
- Mantener actualizada la información de la empresa y de contacto.
- Pagar oportunamente el plan contratado.
11. Datos del cliente
La información que el cliente registra en WOS es de su propiedad. Respecto de los datos personales que contiene, el cliente actúa como Responsable y WILCORE como Encargado del tratamiento, en los términos del Contrato de Transmisión de Datos Personales, que forma parte de estos términos.
El cliente puede exportar su información desde el módulo de reportes cuando su plan lo incluya, o solicitarla a soporte. Al terminar el contrato, puede solicitar la eliminación definitiva de su empresa y sus datos.
12. Disponibilidad y soporte
WILCORE procurará la disponibilidad continua del servicio, realiza respaldos diarios y aplica medidas de seguridad razonables, pero no garantiza un funcionamiento ininterrumpido ni libre de errores. Podrán existir ventanas de mantenimiento, que se procurará realizar en horarios de bajo uso. El soporte se presta por correo electrónico en días hábiles.
13. Propiedad intelectual
El software, la marca WOS, los diseños y la documentación son propiedad de WILCORE o de sus licenciantes. Queda prohibido copiar, descompilar, revender o crear obras derivadas de la plataforma sin autorización escrita.
14. Confidencialidad
Ambas partes mantendrán la confidencialidad de la información de la otra a la que tengan acceso con ocasión del servicio, salvo requerimiento legal o de autoridad competente.
15. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley, WILCORE no será responsable por lucro cesante, pérdida de oportunidades ni daños indirectos, ni por decisiones que el cliente adopte con base en la información de la plataforma. La responsabilidad total de WILCORE no excederá el valor efectivamente pagado por el cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho. Esta limitación no aplica en casos de dolo o culpa grave, ni limita los derechos irrenunciables del consumidor.
16. Modificaciones
WILCORE podrá modificar estos términos informando con al menos quince (15) días de anticipación por correo o en la plataforma. Los cambios sustanciales requerirán nueva aceptación; si el cliente no está de acuerdo, podrá no renovar.
17. Terminación
WILCORE podrá suspender o terminar el servicio por incumplimiento grave de estos términos, uso ilícito o riesgo para la seguridad de la plataforma o de terceros, informando al cliente cuando sea posible.
18. Peticiones, quejas y reclamos (PQR)
Las PQR se reciben en servicio_cliente@wilcoreds.com y se responden dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. El cliente consumidor puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
19. Ley aplicable y jurisdicción
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se intentarán resolver de forma directa; de no lograrse, serán competentes los jueces de Colombia.