Política de Tratamiento de Datos Personales
Cómo WILCORE recolecta, usa, protege y comparte datos personales, y cómo ejercer los derechos de habeas data (Ley 1581 de 2012).
1. Responsable del tratamiento
WILCORE DIGITAL SOLUTIONS, identificada con NIT [pendiente de completar], con domicilio en [pendiente de completar], [pendiente de completar], Colombia. Correo: servicio_cliente@wilcoreds.com. Teléfono: [pendiente de completar]. Sitio web: https://wilcoreds.com. Canal para temas de datos personales: servicio_cliente@wilcoreds.com.
2. Marco legal
Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. Datos que tratamos como Responsable
- De clientes y prospectos: nombre, cargo, correo, teléfono, datos de la empresa (razón social, NIT, dirección, ciudad).
- De usuarios de la plataforma: nombre, correo, rol, registros de acceso (fecha, IP, navegador) y actividad dentro del sistema.
- De pagos: referencia, valor, fecha y estado de la transacción. No tratamos números de tarjeta ni claves bancarias, que gestiona directamente la pasarela Wompi.
4. Datos que tratamos como Encargado
Las empresas cliente registran en WOS datos de sus propios clientes, empleados y proveedores. Respecto de esos datos, cada empresa es la Responsable y WILCORE actúa como Encargado, siguiendo sus instrucciones según el Contrato de Transmisión de Datos Personales.
5. Finalidades
- Crear y administrar la cuenta y prestar el servicio contratado.
- Procesar pagos, facturar y gestionar la cartera de la suscripción.
- Enviar comunicaciones operativas: confirmaciones de compra, recuperación de contraseña, avisos de vencimiento, seguridad y cambios del servicio.
- Brindar soporte y atender peticiones, quejas y reclamos.
- Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y mantener registros de auditoría.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades.
- Enviar información comercial sobre productos de WILCORE, solo si el titular lo autorizó expresamente (autorización opcional y revocable).
6. Datos sensibles y de menores
WILCORE no solicita datos sensibles para prestar su servicio. Si una empresa cliente registra datos sensibles de sus empleados (por ejemplo, información de incapacidades), es su deber obtener la autorización expresa del titular, quien no está obligado a suministrarlos. WOS no está dirigido a menores de edad.
7. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
8. Procedimiento para consultas y reclamos
Las solicitudes se envían a servicio_cliente@wilcoreds.com indicando nombre, identificación, descripción de la solicitud, dirección de respuesta y documentos de soporte.
- Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles. Si el reclamo está incompleto se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
- Si los datos pertenecen a una empresa cliente, trasladaremos la solicitud a esa empresa y le daremos apoyo para responder.
9. Transmisiones y transferencias
Para prestar el servicio, los datos se alojan en servidores en la nube del proveedor Clouding, ubicados en España (Unión Europea), y se apoyan en proveedores que actúan como encargados: Wompi (pagos, Colombia), Brevo (envío de correos, Unión Europea) y Meta Platforms (mensajería de WhatsApp, cuando la empresa usa esos módulos). Estas transmisiones se realizan con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.
10. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos: cifrado en tránsito (HTTPS), contraseñas cifradas de forma irreversible, secretos cifrados, control de acceso por roles, aislamiento entre empresas, respaldos diarios y registros de auditoría. El resumen está en la Política de Seguridad de la Información.
11. Conservación
Los datos se conservan mientras exista la relación contractual y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales o atender reclamaciones. Las solicitudes de alta que no se pagan se eliminan a los 7 días; los respaldos se conservan 30 días.
12. Vigencia
Esta política rige desde el 23 de septiembre de 2026. Los cambios sustanciales se informarán oportunamente y, cuando se requiera, se solicitará nueva autorización.